¿Cuánto cuesta SAP Business One?

Actualizado: Febrero 2025

Estos son todos los aspectos que debes saber para conocer el costo real de SAP Business One y su proceso de implementación

¿Por qué este ERP es la elección perfecta para impulsar el éxito de tu negocio?

 

La implementación de Business One ofrece varios beneficios a tu empresa, como la optimización de operaciones: la cual proporciona una solución integrada que abarca desde ventas hasta gestión de inventario; esto sin duda reduce la dependencia en herramientas como Excel.

SAP Business One permite una visión detallada de la información, incluyendo la capacidad de rastrear acciones y errores, lo que mejora la eficiencia y la toma de decisiones dentro de tu negocio. Al ser un ERP integrado, el sistema incluye todos los módulos necesarios para la operación de cualquier tipo de negocio, a diferencia de otros ERP que son sistemas modulares, donde se compran los módulos por separado y eso conlleva a que las implementaciones resultan atropelladas o a medias.

Anteriormente, las empresas basaban toda su información en archivos de Excel que si bien ayudaron en su momento a tener un control de cada departamento, carecía de una visibilidad completa de la empresa. Como empresario, sabes que tu negocio es como un rompecabezas donde cada área se conecta con otra, al gestionarlas de manera individual con un programa tan básico como Excel, es muy probable que surjan problemas operativos, como los ajustes de inventario frecuentes.

La trazabilidad que aporta SAP Business One

 

Si decides implementar SAP Business One, tu empresa tendrá varios beneficios importantes como lo es la trazabilidad pero ¿a qué se refiere este proceso?

Cuando hablamos de trazabilidad de proceso, nos referimos a la localización rápida y eficaz de documentos importantes y procesos de la empresa, que implica seguir el recorrido de un producto o mercancía; desde el punto de origen hasta su destino final. 
Esto permite un control de cada movimiento y acción relacionada con el mismo. Es posible llevar un registro detallado de toda la información de proveedores, fechas de compras, traslado a almacenes .

SAP Business One es para cualquier industria y en lo referente al sector alimentario, la trazabilidad que brinda este ERP es de gran importancia, registrando detalladamente fechas de elaboración y vencimiento de productos que garantizan la seguridad y calidad alimentaria, manteniendo productos de calidad y con toda la normatividad sanitaria para beneficio del consumidor.

Alcance de la trazabilidad

La trazabilidad ofrecida no sólo está limitada a la mercancía; también a procesos internos de la empresa permitiendo una correcta administración de compras, recepción de pagos y mercancías, lo que beneficia directamente a la cadena de suministro previniendo fallos y fraudes.

 

¿Qué necesito saber antes de la implementación de SAP Business One?

 

Para implementar SAP Business One como tu sistema de planificación empresarial, necesitas tomar en cuenta varios elementos que te podrán ayudar a saber el costo de implementación, días, recursos etc, como: el tipo de implementación, el tipo de memoria en el cual operará, el número de usuarios que ocuparan el sistema y de qué forma y más aspectos técnicos que te mencionamos a continuación:

1. Tipo de Industria y Razones Sociales

Lo primero que hay que tomar en cuenta es a qué  tipo de industria pertenece nuestra empresa y cuántas razones sociales tiene, te explicamos mejor:

Tipo de Industria: Las características y necesidades específicas de la empresa pueden influir en el alcance y la complejidad de la implementación, lo que a su vez puede afectar el precio final de la implementación de SAP Business One.

Por ejemplo, las industrias pertenecientes a servicios y retail, son implementaciones más estandarizadas en comparación a los procesos de las empresas en la industria de manufactura la cual puede tener operaciones únicas.

• Empresas con procesos simples. Si son comercializadoras o pequeñas y medianas empresas de manufactura que prestan servicios, o en crecimiento; necesitan un software como SAP Business One que puede gestionar fácilmente todas las áreas de la empresa.
  Desde el primer usuario con SAP Business One la mejora en el control de procesos es notable, incluso con la versión Starter Package, que es una versión básica y un poco más económica de SAP Business One.
  
  Starter Package fue diseñada para las empresas que tienen operaciones simples y pocos usuarios, ya que ofrece buen control de los procesos y la posibilidad de escalar a la versión completa cuando sea necesario.
  
  
• Empresas con procesos complejos. En cambio, si tu empresa pertenece a las compañías con procesos más robustos o estructuras más grandes y específicas, podrían utilizar SAP S/4HANA con almacenamiento en la nube que mejora la producción y logística de manera fácil y sencilla. 

Razones Sociales: La implementación de SAP Business One puede variar en precios cuando se hace la implementación para más de una razón social

2. Tipo de Base de Datos: ¿Es mejor correr mi SAP Business One en SQL o en HANA?

Un segundo factor a tomar en cuenta es la base de datos con la que nuestro ERP correrá nuestra información empresarial; poco a poco SAP Business One está cada vez más orientado hacia HANA, eso significa que los clientes buscan tener indicadores y paneles de control en tiempo real de manera fácil y sencilla que les permita tener un mejor entendimiento de su negocio y tomar decisiones informadas en cualquier tipo de contexto que se presente.

Lamentablemente muchos clientes aún no conocen la diferencia que existe entre HANA y SQL y eso genera confusión al momento de elegir el tipo de base de datos.

Por un lado, HANA es una base de datos en memoria, eso significa que la información en el sistema es mucho más rápida de acceder en comparación con SQL. 

SQL es una base de datos tradicional que almacena la información en disco y cuando se manejan grandes volúmenes de datos es la opción menos recomendable.

Los costos y la infraestructura para implementar HANA, son mayores que usando SQL pero los beneficios son directamente proporcionales.

Aunque la implementación de HANA puede resultar costosa y complicada para algunos clientes, especialmente para aquellos que están acostumbrados a SQL, los beneficios son mayores a corto, mediano y largo plazo sobre todo por las siguientes razones:

• Rendimiento y velocidad: SAP HANA ofrece un rendimiento más rápido en comparación con SQL, debido a su capacidad para procesar grandes volúmenes de datos en tiempo real gracias a su arquitectura en memoria.
  
  
• Capacidad de procesamiento de datos en tiempo real: Mientras que SAP HANA puede procesar grandes volúmenes de datos en tiempo real, SQL puede ser más limitado en términos de velocidad de procesamiento y capacidad para manejar grandes conjuntos de datos de manera eficiente.
  
  
• Optimización de consultas y análisis avanzado: SAP HANA proporciona capacidades avanzadas de análisis y optimización de consultas, lo que permite realizar análisis complejos de datos de manera más eficiente en comparación con SQL.

3. Tipo de Infraestructura ¿Es mejor Rentar (Nube) o Comprar las Licencias de SAP Business One (On Premise)?

El tercer factor que debes considerar, es si tu implementación será hecha de forma física (On Premise) o en la Nube. El "Move to Cloud” o implementación en la Nube; ofrece numerosos beneficios, como la flexibilidad, escalabilidad para pequeñas y medianas empresas y la accesibilidad a recursos de alta calidad sin la necesidad de invertir en infraestructura física costosa.

Además, permite a las empresas centrarse en su negocio principal mientras los proveedores de servicios en la nube se encargan de la gestión y mantenimiento de la infraestructura.

Esto puede dar como resultado una mayor eficiencia operativa, reducción de costos y capacidad de adaptación rápida a las demandas del mercado.

La implementación on-premise puede ser más adecuada para empresas que requieren un control total sobre su infraestructura y datos, o que tienen requisitos de seguridad muy estrictos que necesitan ser gestionados internamente.

Las implementaciones on-premise son ideales para empresas que valoran la autonomía y el control directo sobre su infraestructura tecnológica.

Aún no sabes si implementar SAP Business One en la nube es la mejor opción

En Xamai te ayudamos a entender tu inversión. Al elegir la nube, tu inversión cubrirá el alojamiento (hosting) y la infraestructura necesaria, asegurando una implementación personalizada y que crece con tu negocio.

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4. Tipo de Usuario ¿Limitada o Profesional?

Ahora hablemos un poco sobre el cuarto factor a considerar: las licencias en SAP Business One, ya que pueden ser profesionales o limitadas; estas últimas se clasifican en:

• Financieras
  
• CRM
  
• Logísticas

Todo depende de la actividad o módulos requeridos por cada usuario.

Por ejemplo, un usuario de finanzas podría tener una licencia financiera, mientras que uno de inventarios podría tener una licencia logística. Las licencias limitadas tienen restricciones en cuanto a las acciones que el usuario puede realizar, como consultar reportes o acceder a otros módulos.

Nota: Las licencias de usuarios mínimas para empezar tu proyecto puede ser de 2 o 5 (con un paquete Starter Package del que hablamos previamente) puedes ir incrementando tus licencias conforme tu empresa crezca también.

5. Servicio del Proveedor o Partner que implementará SAP Business One

La selección de tu proveedor es el factor más importante a considerar porque será tu aliado en todo el camino de necesidades empresariales a resolver. Implementar un ERP no es una tarea sencilla; es un proceso titánico que requiere un profundo estudio de la industria, el análisis de los procesos empresariales  y la preparación minuciosa del sistema para adaptarlo y ajustarlo a las necesidades de tu negocio.

En Xamai, contamos con una ventaja única: fuimos los primeros en vender SAP Business One en México, respaldado con más de 25 años de experiencia y ser uno de los 3 Partner más importantes de SAP para Business One en nuestro país. Esto nos permite garantizar que cada implementación sea un proyecto exitoso.

¿Por qué elegir a Xamai como mi Proveedor o Partner para implementar SAP Business One? 

Nuestro servicio en Xamai se caracteriza por:

• Capacitación

Cuando se hace por primera vez la instalación del sistema ERP de SAP Business One, en Xamai como parte de nuestros servicios, nuestros consultores ofrecen dos tipos de capacitaciones sin costo extra a los Key users (aquellas personas claves que se encargan de expresarnos las necesidades de los departamentos que conforman tu empresa, como: contabilidad, IT, operaciones, ventas, marketing, etc).

1. Capacitación de prueba unitaria: centrada en evaluar el funcionamiento individual de cada característica o módulo de SAP Business One. Aquí, nuestros consultores enseñarán a cada key user a probar su módulo y cada función de manera aislada para asegurarse de que funciona correctamente. Esta capacitación es esencial para garantizar la calidad y la fiabilidad de cada componente del sistema.
   
   
2. Capacitaciones de pruebas integrales: Esta capacitación permite a los keys aprender a ejecutar los procesos del negocio de principio a fin dentro del sistema. Por ejemplo, entre todos simularán la creación de un nuevo cliente, la generación de una cotización, la emisión de una factura, el registro del pago y la conciliación bancaria. Esta capacitación les permitirá comprender cómo interactúan los diferentes módulos de SAP Business One y los preparará para gestionar todas sus operaciones diarias de forma eficiente.

Ambas capacitaciones son complementarias y necesarias para un uso y desarrollo exitoso de SAP Business One. La importancia de atender ambas capacitaciones es crucial para asegurar el éxito de la operación de tu sistema SAP Business One una vez que la implementación salga a productivo.

• Consultoría:

Proporcionamos servicios de consultoría para ayudar a la empresa a optimizar sus procesos comerciales, personalizar el sistema de acuerdo con sus necesidades específicas y resolver problemas técnicos o funcionales.

• Soporte técnico:

Damos soporte técnico vía telefónica o por correo electrónico de manera continua para resolver problemas técnicos, errores del sistema o dudas sobre el funcionamiento del software.

• Actualizaciones y mantenimiento:

Damos actualizaciones y servicios de mantenimiento periódicas del software para mantenerlo actualizado con las últimas características y mejoras de seguridad.

• Administración de proyectos:

Brindamos servicios de gestión de proyectos para ayudar a la empresa a planificar, implementar y gestionar la integración del sistema en su entorno empresarial.

Otros aspecto a considerar en el costo de Implementación de SAP Business One: su integración con AddOns

Sabemos que la lista de aspectos a considerar para tener una idea de cuánto cuesta SAP Business One es larga, pero queremos que sepas todos los detalles que esto involucra, entre ellos que SAP Business One es un producto internacional, desarrollado en Alemania, que se va adecuando a las normativas de cada país. En México, debido a los frecuentes cambios en las regulaciones fiscales, es habitual que el fabricante (SAP) no siempre pueda actualizar el sistema a tiempo para cumplir con todos los nuevos requisitos. Por lo tanto, a menudo se requiere el desarrollo de complementos (AddOns) que se conectan al sistema para satisfacer estas necesidades. Un ejemplo claro es la facturación electrónica, donde el SAT exige el desglose detallado de impuestos, el uso de complementos específicos y la precisión absoluta en los decimales, etc; así que para cumplir con estos requisitos, se utilizan los AddOns.

Además, en Xamai contamos con soluciones personalizadas que abordan estos retos y algunos otros que están relacionados con el SAT, por ejemplo, cuando se actualizaron las versiones del complemento Carta Porte, fuimos capaces de implementar la solución más rápida y eficaz para nuestros clientes del sector transportista, asegurando el cumplimiento que solicita el fisco sin interrumpir sus operaciones.

También hemos desarrollado addons como Conta E y Pac Simple, que ayudan a cada empresa a tener procesos comerciales cumpliendo con las normativas que se requieren en materia de facturación y declaraciones de impuestos según lo estipula el SAT.

Beneficios de Implementar AddOns con Xamai

Dentro de los beneficios que tenemos al implementar AddOns de SAP Business One con nuestra empresa están:

• Servicio adicional de soporte de tipo de cambio
• Sesiones para asesoría con despacho contable
• DB Protector, implementamos esta herramienta de seguridad para proteger bases de datos contra accesos no autorizados, amenazas y fugas de información
• Webinars mensuales con temas de interés para mejorar el uso de tu sistema ERP
• DIOT: Reportes que pide el SAT sobre compras e impuestos
• Add Ons: Certificados para implementaciones internacionales
• Pac Simple y Conta E: Addons opcionales a implementar que te ayudan a llevar efectivamente la contabilidad bajo las normativas del SAT. Este tipo de addons tienen un costo extra.
  
  

Entonces, ¿Cuánto cuesta SAP Business One y cómo cotizar mejor la Implementación?

Ahora sí ya que vimos y explicamos todos los factores que pueden impactar en el costo de implementación, es muy importante que para cuidar tu bolsillo te fijes que los precios de licencias y usuarios sean los precios que SAP (fabricante) fija o pone como estándar y que el precio del servicio sea el más competitivo en cuanto la experiencia del Partner. 

¿Recuerdas los aspectos que te explicamos anteriormente? como el número de usuarios, la complejidad del proyecto, la industria y el tipo de implementación, bueno varios de estos factores se clasifican como precios fijos y otros como precios variables, aquí te los explicamos para sacar un presupuesto aproximado.

Precios Fijos de SAP Business One

 

Una opción más económica

Si tu empresa tiene procesos sencillos puedes optar por una implementa Express llamada Starter Package que ofrecemos exclusivamente en Xamai, donde puedes tener un ahorro significativo.
Con un costo desde $6,000 USD por servicios de implementación, más el pago del Licenciamiento dependiendo si en Renta u On Premise.

El Starter Package de SAP Business One es una solución preconfigurada y lista para usar, ideal para empresas que buscan una implementación rápida y económica de un ERP.

¿Qué incluye el Starter Package?

• Licencias para uno a cinco usuarios
• Funcionalidades básicas en finanzas, contabilidad, ventas, compras, inventario y gestión de clientes
• Implementación estándar con un conjunto predefinido de procesos
• Capacitación básica para usuarios

¿Cuáles son sus beneficios?

• Rapidez: Implementación de 10 a 15 días
• Costo: Precio accesible y opciones de financiamiento
• Simplicidad: Fácil de usar y mantener
• Escalabilidad: Se puede ampliar a medida que su empresa crece

¿Para quién es ideal el Starter Package?

• Empresas en crecimiento que no tienen operaciones demasiado complejas.
• Empresas que buscan una solución ERP rápida y económica
• Empresas que necesitan funcionalidades básicas de gestión empresarial
  
  

Preguntas frecuentes

 

 

 

Solicita tu DEMO para ver las funcionalidades de SAP Business One

En Xamai sabemos que la inversión a un ERP como SAP es un paso definitivo en el crecimiento empresarial; es por eso que como parte de nuestro servicio, podemos realizar una demo de SAP Business One adaptando al tipo de negocio que tienes.

Nos enfocamos en aspectos relevantes para ti como la producción, servicios o compraventa y personalizamos la demostración utilizando ejemplos prácticos para que puedas analizar sus ventajas reales dentro de tu compañía  como el seguimiento de números de lote en la compra de productos.

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