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¿Cómo conjuntar información para la mejor toma de decisiones?

Además de los productos o servicios ofrecidos por una empresa o negocio, la información, es la materia prima crucial para lograr sus objetivos de crecimiento, reducción de costos, o mejora en las cadenas productivas.

En estos tiempos de alta competitividad global suele ser muy costoso tomar decisiones con información errónea, incompleta o desactualizada. La urgencia por ampliar nuestro nicho de mercado implica, necesariamente, contar con acceso a la información en el momento, para reducir márgenes de riesgo ante las decisiones que se deban tomar.

Para que la información sea útil a la toma de decisiones es conveniente tener en cuenta que debe ser: oportuna, completa y veraz. Además, en términos de la toma de decisiones, debe ser eficiente y efectiva. En consecuencia, la información debe estar bien organizada mediante métodos de captura, registro, consulta y análisis que faciliten la gestión de todos los procesos del negocio.

El problema es que suele pasar que el área administrativa tiene sus propias bases de datos, la de finanzas tarda en ajustar sus reportes, o los puntos de venta llevan no están interconectados, dificultando la gestión del inventario y los proveedores. También suele pasar que el área de recursos humanos tiene problemas con las áreas operativas y se les dificulta compartir información de interés común.

Conjuntando la información de mi negocio

La información es un activo estratégico para detonar el éxito empresarial, en ese sentido, la inversión que se haga en mejorar su calidad y oportunidad, será bien retribuida en el futuro. Para llegar al punto óptimo de uso de la información como un activo estratégico continuo se debe analizar adopción procesos de mejora continua, evaluación del desempeño y la implementación de sistemas de gestión empresarial ERP.

Los tres elementos -mejora continua, evaluación, ERP- forman parte de la elaboración de una agenda de planeación estratégica desde donde se inicie la discusión y las decisiones para integrar los procesos de negocio bajo estos ejes.

El proceso de integración de la información de mi negocio requiere varios pasos:

  • Analizar las características de las bases de datos y de la información usada cotidianamente por el negocio (programas utilizados, características de las variables, relevancia de las fuentes, procesos de captura, registro y organización de la información). En caso de no contar con sistemas de captura, o bases de datos en formatos digitales, proceder a la construcción de una base de datos con la documentación disponible.
  • Identificar los programas o los medios más útiles para comunicar y distribuir la información de acuerdo con las características del negocio.
  • Revisar la cadena productiva para determinar los niveles de clasificación en el acceso a la información por cada una de las áreas.
  • Validar variables y procesos de recopilación de la información.
  • Sistematizar e integrar las bases de datos del negocio en una sola matriz donde alojarla.
  • Procurar el uso de sistemas con capacidad de alojamiento en la nube y de actualización en tiempo real.

Idealmente, la generación de procesos de integración de información se lleva a cabo con la participación de todas las áreas, en un análisis pormenorizado de las actividades y necesidades de información de cada una. No obstante, la implementación de un modelo de optimización de la información para la toma de decisiones, es un asunto complejo y a menudo las empresas o negocios no cuentan con personal capacitado o con el tiempo suficiente para dedicarse de lleno a ello.

La solución más completa, sin importar el tamaño del negocio, pasa por la implementación de un sistema gestión empresarial con capacidad de integrar los servicios y los sistemas de trabajo. La principal distribuidora de este tipo de software en México y el Mundo es la empresa alemana SAP, que cuenta con distintas soluciones de integración de información especificadas para cada tipo negocio. Aplicaciones como SAP Business One, o SAP Business ByDesign, cubren la mayoría de las necesidades de casi cualquier negocio debido a que están diseñadas bajo un formato de módulos, los cuales pueden ser adquiridos y adaptados conforme vayan creciendo las necesidades de los negocios y en el caso particular de SAP Business ByDesign, permite explotar sus capacidades en la la nube.

En México, Xamai, es una empresa consultora dedicada a brindar acompañamiento paso a paso a negocios y empresas de cualquier tamaño, en la integración de sus sistemas de información, con especial énfasis en el apoyo para el crecimiento empresarial. Mediante el análisis de las áreas y los procesos productivos de las empresas, Xamai brinda asesoría para fortalecer a los negocios en sus necesidades inmediatas y a mediano o largo plazo con soluciones empresariales a la medida que favorecen la toma de decisiones y una gestión más exitosa basada la gama de productos SAP. Lo invitamos a consultar con alguno de nuestros asesores aquí.

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