5 min SAP Nueva normalidad

10 formas de llevar tu negocio sin necesidad de estar en la oficina

Este año 2020 es y será recordado como un año en el que cambió radicalmente nuestras vidas. Unos de estos cambios ha sido la forzada mudanza de las oficinas a las casas de los trabajadores.

Una transición que si bien en el pasado había sido lenta, reservada a empresas con alto nivel de innovación y vista con gran reserva en oficinas de enfoque más tradicional, ha probado en corto  tiempo ser efectiva y con grandes beneficios tanto para la empresa; que puede reducir e incluso eliminar costos operativos y de instalaciones, como para sus colaboradores, que se benefician de poder conciliar su vida profesional y privada con menos estrés, menos gastos en traslados, comidas, menos distracciones, etc. Todo esto idealmente se verá reflejado en una mayor eficiencia y productividad del trabajo y mayor nivel de satisfacción del colaborador a un menor costo para la empresa: ¡Miel sobre hojuelas!       

Sin embargo, la rapidez con la que sucedió este cambio, ha tomado desprevenidos a muchos, que se vieron en la necesidad de improvisar nuevas formas de trabajo o uso de herramientas que pueden resultar inadecuadas o insuficientes o que quizá se han quedado cortos en el uso e implementación de las herramientas que pueden fácilmente ayudar a superar los retos del trabajo remoto. En Xamai nos ocupamos de ayudarte en esta transición, estudiando la situación particular de la empresa para ofrecer las soluciones más adecuadas a las necesidades específicas de tu negocio. Considera los siguientes 10 puntos que te ayudarán a navegar exitosamente las aguas del teletrabajo.

  1. Vuelve al origen.

    Recrea un panorama general muy claro de la empresa. Haz un mapa; toma en cuenta todas las áreas y procesos quienes intervienen y cómo se interrelacionan. Entiende de qué manera son estos procesos susceptibles de digitalización si es que no están aún automatizados.
  2. En cuestión de software, menos es más.

    Elige una sola herramienta que integre múltiples funcionalidades y que ofrezca compatibilidad y adaptabilidad. Es mejor invertir en un sistema robusto que abarque la mayor cantidad de procesos posibles, como un ERP. Evita utilizar múltiples softwares que se ocupen de gestionar procesos sin conexión entre sí. Procura que todas las áreas y todos los trabajadores utilicen la misma herramienta y estén capacitados para sacar el mejor provecho de la misma.
    Un buen ERP como SAP Business ByDesign puede integrar aplicaciones de CRM, Ventas, Finanzas, Recursos Humanos, Cadena de suministros, Administración de proyectos entre otros, con reportes e indicadores del negocio en tiempo real. Las ventajas de tener una sola herramienta capaz de gestionar las diferentes áreas de la empresa representa un beneficio muy considerable tanto de seguridad de la información, uniformidad de procesos y sobre todo, la ventaja de poder tener una radiografía del funcionamiento de la empresa a unos clics de distancia en cualquier lugar y momento. 
  3. Promueve buenos hábitos de trabajo remoto.

    Trabajar fuera de la oficina puede traer algunos retos operativos que no existían dentro de la oficina, como crear un ambiente de trabajo adecuado, organizar las actividades diarias, seguir un horario o mantener una buena comunicación con el equipo de trabajo. Asegúrate de que todos los colaboradores reciban capacitación al respecto. Organiza un pequeño seminario o envía un newsletter semanal donde se recomiende a los trabajadores tips y estrategias que ayuden a garantizar a nivel personal el éxito del trabajo fuera de la oficina. Obviamos que todos los que laboren fuera de la oficina deben contar con las herramientas necesarias para ello: laptop y/o smartphone, conexión a internet, acceso remoto al sistema de la empresa, etc. 
  4. Organiza dinámicas de integración del equipo de trabajo.

    El trabajo remoto priva a los colaboradores de la interacción cara a cara que se tiene dentro de una oficina. Las dinámicas de integración ayudan a generar cohesión en el equipo y compromiso e identificación con la empresa. También motivan a crear una sana competencia, mejores relaciones, resolución de conflictos, aprendizaje y desarrollo de nuevas capacidades, entre otros beneficios. Estas dinámicas pueden simplemente tomar unos minutos al inicio de una reunión o un día o fin de semana dedicado exclusivamente a dicho fin. Lo importante es integrar esta forma de interacción de manera reiterada para obtener los mejores resultados. Encuentra aquí algunos ejemplos.
  5. Modelo de gestión basada en resultados.

    De acuerdo con Jon Messenger, experto en organización del tiempo, de la Organización Internacional del Trabajo, este modelo resulta muy eficaz para dirigir a quienes trabajan a distancia. Supone definir metas, objetivos y tareas y supervisarlos sin imponer excesivas presentaciones de informes. Las actividades se diseñan de acuerdo a los resultados que se esperan, con ello en mente se coordinan los recursos y se mide el progreso con indicadores objetivos. Debe ser un sistema adaptable, donde los trabajadores tengan claro exactamente lo que se espera de ellos a la vez que obtienen mayor flexibilidad para llenar sus requerimientos. La rendición de cuentas elimina la necesidad de la supervisión de hombro que se impone al interior de una oficina y el monitoreo de la productividad se realiza fácilmente a través del ERP.
  6. Cuida activamente la seguridad de tu información.

    El correcto uso y resguardo de la información sensible de la empresa es responsabilidad de cada uno de los usuarios y requiere tomar medidas preventivas coordinadas a lo largo de la organización. Esto se vuelve vital cuando la información se almacena en computadoras itinerantes o en la nube,  cuando se hace uso de redes públicas y cuando las computadoras de trabajo se utilizan también con fines personales. En esta nota encontrarás una serie de recomendaciones que te ayudarán a asegurar el adecuado manejo y protección de la información. 
  7. Comunicación constante y efectiva.

    Tanto los trabajadores en puestos operativos como los mandos medios y altos deben de comprometerse a estar disponibles dentro del horario de trabajo para comunicaciones constantes. Es importante mantenerse en comunicación y elegir los medios correctos para ello: hoy día la mensajería instantánea por Whatsapp es el gran favorito, sin embargo estas comunicaciones se pierden en el limbo de la interminable cadena de mensajes. También usamos las videoconferencias, llamadas o correo electrónico. Debemos hacer una distinción de cuándo es adecuado un medio u otro. Usar por ejemplo las herramientas de comunicación que provee una aplicación de Project Manager o un sistema de gestión de flujo de trabajo a menudo deja la evidencia de los comunicados y acuerdos en el lugar correcto. Elijamos en la medida de lo posible aquellos medios que generen un registro accesible y claro de lo discutido.
  8. Adaptabilidad.

    Todo cambio supone un proceso de adaptación que incluye una dosis de prueba y error. Ésta será menor cuanto más información clara y precisa se tenga sobre las actividades existentes y su integración dentro del ecosistema de la empresa. De cualquier modo, una de las cualidades más importantes del líder de un equipo de trabajo es el de anticiparse a la necesidad de realizar cambios sobre la marcha cuando ve el potencial de mejora de un cierto procedimiento. Esta cualidad poco tiene que ver con la clarividencia; la información se genera a partir de los indicadores de rendimiento -que están integrados en la Gestión Basada en Resultados de la que hablamos antes- y que generan una visión sobre experiencias pasadas y permiten un ajuste periódico. La comunicación efectiva de dichos cambios es tan importante como la capacidad de realizarlos.
  9. Mejora tu estrategia online hacia afuera también.

    El proceso de adaptación hacia el trabajo remoto que hemos discutido hasta ahora, es una cuestión meramente interna de la empresa, sin embargo es el resultado de un cambio de paradigma social y cultural que estamos viviendo, donde todas nuestras actividades se ven volcadas hacia el mundo virtual. No solo el mercado interno de tu empresa ha migrado a la nube sino también tu mercado externo, por lo que es preciso si no lo has hecho aún, adecuar los procedimientos de ventas y atención a clientes. Busca un experto en Marketing Digital que te ayude a entender las formas más eficientes de llegar a tu mercado, a entender cuánto y dónde invertir en publicidad online, a generar los contenidos que atraigan nuevos clientes y fidelicen a los actuales y por supuesto a generar tráfico y conversiones en tu sitio web, redes sociales y tienda online, en su caso.
  10. Utiliza la información generada para tomar decisiones.

    No pierdas de vista que el mayor beneficio de digitalizar tu operación es la gran información que se genera de manera constante y en tiempo real acerca de la salud de la empresa. El hecho de que cada actividad, cada proceso, cada comunicación queda registrada nos da el insumo más valioso para el crecimiento de la empresa: la información no es poder, pero hacer uso de ella para crecer y mejorar, es oro puro.  De aquí la importancia de contar con una herramienta de Business Intelligence integrada al ERP te permita realizar análisis y pronósticos varios a la profundidad deseada desde una variedad de puntos de vista con unos cuantos clics y en tiempo real. Todas las decisiones importantes de la empresa deben de ser tomadas bajo el cobijo del análisis de información concreta y actualizada.

Si deseas mejorar tu empresa para adaptarla al trabajo remoto, no dudes en contactarnos en este enlace.

 

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